Como começar a emitir nota fiscal corretamente? Conheça os passos

A partir do momento em que uma pessoa decide abrir um negócio, independentemente da área, existe uma série de obrigações que as empresas precisam cumprir. Uma delas é a emissão de nota fiscal para os consumidores no momento em que eles fazem a compra de qualquer coisa oferecida por aquele negócio, incluindo bens e serviços.

Mas essa também pode se tornar uma exigência que dificulta a vida de quem quer começar a ter seu negócio, especialmente para os micro e pequenos empreendedores. Afinal de contas, esse processo nem sempre é visto como simples e fácil. E nem todo mundo que está começando sabe por onde começar a entender os sistemas que devem ser utilizados para a emissão dessas notas.

Para quem está começando a empreender e está se sentindo um pouco perdido diante de todas as exigências que devem ser cumpridas, saiba mais sobre como iniciar o processo de emissão de notas fiscais:

O que é uma nota fiscal?

Mesmo que esse seja um documento que faça parte da vida de praticamente todos os adultos, muitas pessoas podem não entender, de fato, o que é uma nota fiscal e qual o papel que ela cumpre na sociedade.

Para o consumidor, a nota fiscal é um comprovante de uma determinada compra, que pode ser utilizada para acessar determinados direitos, como a garantia. Ela também traz as informações detalhadas referentes aos valores que foram pagos e uma identificação da empresa que fez a venda.

Para a empresa, a emissão de uma nota fiscal é o devido informe da venda para os órgãos públicos responsáveis pela coleta dos impostos. Com isso, a empresa garante que está dentro da lei em relação à sua obrigação tributária, fazendo os pagamentos dos devidos impostos.

Principais tipos de notas fiscais

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Esse tipo de nota foi criado com o principal objetivo de registrar e documentar a circulação de mercadorias entre empresas e consumidores nas transações de compra e venda. Basicamente, não existem mais os modelos de notas fiscais em papel, sendo esses utilizados apenas em caráter de substituição, caso o sistema não esteja disponível. A NF-e tem validade jurídica garantida por meio de uma assinatura digital e autorização da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Normalmente, é adotada por setores como comércio e indústria.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Segue basicamente o mesmo modelo da NF-e, mas é destinada exclusivamente para registrar a prestação de serviços, como consultorias, manutenção, design gráfico, entre outros. Nesse caso, ela é emitida diretamente no sistema da prefeitura onde o serviço foi realizado. Sobre os serviços comercializados, existe a cobrança de um imposto específico, chamado ISS. Esse é considerado um tributo municipal, ou seja, vai diretamente para o caixa da prefeitura para que ele possa financiar seus gastos.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): Essa nota surge diante de todo o processo de modernização criada pelo governo para o sistema tributário, com o objetivo de modernizar o varejo e substituir o antigo cupom fiscal emitido por impressoras fiscais. Essa nota é utilizada sempre nas vendas feitas diretamente ao consumidor final. Normalmente, essa é a nota emitida quando o consumidor compra itens em estabelecimentos como supermercados, lojas e farmácias. Ela conta com recursos modernos, incluindo QR Code, que permite que o consumidor e outros sistemas consigam acessar os dados das notas.

Passo a passo para começar a emitir nota fiscal

Para começar a emitir a nota fiscal, inicialmente as empresas devem estar devidamente constituídas, tendo seu CNPJ. Ter esse número de identificação indica que o negócio está devidamente cadastrado em todos os órgãos reguladores e está autorizado a funcionar.

Existe todo um caminho que deve ser seguido para as pessoas conseguirem emitir suas notas fiscais. Na maioria dos casos, as empresas devem estar inscritas na Secretaria da Fazenda do estado onde atuarão ou na prefeitura. A partir disso, os empreendedores devem seguir esses passos:

• Obtenha um certificado digital, necessário para assinar eletronicamente o documento.
• Realize um cadastro no sistema emissor de nota, de acordo com a administração local. Nesse momento, deverá ser definido o tipo de nota que o estabelecimento vai emitir (NF-e, NFS-e ou NFC-e).
• Faça a configuração do sistema com todos os dados da sua empresa, incluindo CNPJ, endereço, regime tributário, etc.
• Preencha corretamente as informações da nota, incluindo dados do cliente, descrição do produto ou serviço, valores e impostos.
• Assine e envie a nota fiscal eletronicamente para a Sefaz ou prefeitura para validação.
• Armazene o arquivo XML da nota fiscal por, no mínimo, 5 anos.
• Lembrando que existem diversos sistemas disponíveis que permitem que todo esse processo aconteça de forma muito mais simples e fácil, já funcionando junto com outros sistemas, como PDV e de gestão.